Scimitars hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers en relaties. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden, vrijwilligers en relaties te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 van kracht is. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
• Verwerking van persoonsgegevens beperken tot slechts die gegevens, die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om uitdrukkelijke toestemming, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van rechten van onze leden, vrijwilligers en relaties omtrent hun persoonsgegevens, hen hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als honk- en softbalvereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Heeft u na het doornemen van onze Privacyverklaring nog vragen of wilt u contact met ons opnemen, dan kan dat via de contactgegevens onder aan deze pagina.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van spelende en niet spelende leden worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over wedstrijden, trainingen, evenementen en verenigingsnieuws.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijvingsformulier. Voor de bovenstaande doelstellingen registreren wij de volgende persoonsgegevens:

*Deze gegevens worden gedeeld met de KNBSB

De persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de loop van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers (vrijwilligers) worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over wedstrijden, trainingen, evenementen en verenigingsnieuws.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn de afspraken die tussen de vrijwilliger en Scimitars zijn gemaakt. Voor de bovenstaande doelstellingen registreren wij de volgende persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor zolang de afspraken tussen de vrijwilliger en Scimitars gelden en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs

Persoonsgegevens van donateurs en anderen, die Scimitars financieel ondersteunen, worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over wedstrijden, trainingen, evenementen en verenigingsnieuws.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn het inschrijfformulier of schriftelijke dan wel mondelinge opgave. Voor de bovenstaande doelstellingen registreren wij de volgende persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor zolang de afspraken c.q. overeenkomst tussen de donateur en Scimitars gelden en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten voor niet-leden

Persoonsgegevens van de deelnemers aan door ons georganiseerde activiteiten voor niet-leden worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de activiteiten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn het digitale inschrijfformulier. Voor de bovenstaande doelstellingen registreren wij de volgende persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen tot één jaar na afloop van de activiteit en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons verwerkt ten behoeve van het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het digitale aanmeldformulier voor de nieuwsbrief. Voor de bovenstaande doelstelling registreren wij de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres

De persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot het moment waarop de persoon zich heeft afgemeld voor ontvangst van de nieuwsbrief.

Verstrekking aan derden

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de organisaties waaraan wij persoonsgegevens beschikbaar stellen, onder vermelding van het doel en een verwijzing naar het privacybeleid van de betreffende organisatie.

Organisatie	Doel	Privacyverklaring
KNBSB	Administratie van bondsleden	Privacy Policy
Sportlink	Digitale centrale opslag en geautomatiseerd verwerking van onze gegevens	Standaardvoorwaarden Sportlink Verenigingen
Mailchimp	Administratie en verwerking van de gegevens van onze nieuwsbriefabonnees	Privacy Policy

Verder zullen wij de aan ons verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de politie, die in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons kan opvragen. Hetzelfde geldt voor de belastingdienst. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien ons hier schriftelijk toestemming voor is verleend.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar), indien daarvoor schriftelijk of langs digitale weg toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Scimitars kennis kunnen nemen van persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring.
• Onze providers voor geautomatiseerde gegevensverwerking hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor de toegang tot hun systemen.
• Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens wanneer daar aanleiding toe is.
• Onze providers maken back-ups van de (persoons)gegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• Onze providers testen en evalueren regelmatig alle beveiligingsmaatregelen.
• Onze medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten m.b.t. beschikbaar gestelde persoonsgegevens

Wanneer wij persoonsgegevens van u hebben opgeslagen, dan heeft u het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van deze gegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van deze persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de aan ons verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Ook wanneer u ons toestemming heeft gegeven uw persoonsgegevens te verwerken, heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u direct contact met ons opnemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Voor vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via het contact formulier.